8 dicas para você cumprir o prazo de entrega da carga

Para que uma transportadora consiga cumprir o prazo de entrega, é preciso adotar uma série de ações que ajudam a melhorar a performance e ganhar destaque no segmento frente a concorrência. Um ponto essencial é a estruturação de um bom plano operacional, a fim de promover a redução de erros e otimizar retornos financeiros. No mais, quanto maior for seu zelo operacional, melhores serão os resultados do seu negócio. Essa conduta merece todo o cuidado, pois mostra os passos necessários para que entregas sejam feitas com qualidade e agilidade.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo com dicas de como fazer uma gestão eficiente visando cumprir entregas dentro do período acordado com o cliente. Boa leitura!

1. Conheça as necessidades de seu consumidor

Compreender o que o público busca é a chave para fidelizar e atrair mais clientes. E, em relação à gestão de fretes, a conduta é a mesma.

O recomendado é segmentar os contatos, dividindo-os em grupos conforme suas demandas específicas. Nesse caso, existem três opções diferentes de cobrança de fretes.

Frete econômico

Como o próprio nome diz, o preço do frete é o mais baixo possível. Ele é recomendado para pessoas ou empresas que priorizam valores reduzidos, em vez da urgência no recebimento da carga. Logo, o período de entrega é maior, sendo recomendado para cargas fracionadas.

Frete standard

Nessa opção, o preço é um pouco mais elevado em relação à modalidade econômica, configurando um prazo ligeiramente reduzido. Essa é a opção mais popular entre a clientela, justamente devido ao seu custo-benefício.

Frete de urgência

Este frete é destinado aos clientes que têm urgência em receber suas mercadorias, como no caso de cargas especiais (alimentos refrigerados, flores, remédios, itens de valor etc.), compras de última hora ou datas comemorativas. Portanto, o prazo de entrega é bem menor que nas opções citadas anteriormente. Porém, o valor do serviço é superior aos demais.

2. Planeje as rotas

O nível de desafio de projetar rotas vai depender da quantidade de pedidos e dos destinos. Pense sempre que definir roteiros eficientes de entregas aperfeiçoa o controle operacional, reduz o consumo de diesel e melhora a atuação da frota de veículos.

Dessa forma, organize-se: defina um roteiro começando pelas localizações mais distantes e passe depois por aquelas que estão nos arredores para encurtar o período de entrega.

Visando avaliar e determinar quais são as rotas mais vantajosas para o sucesso das operações, utilize um software de roteirização. Ele ajuda a evitar erros de percurso no momento de colocar os veículos na estrada.

3. Tenha uma equipe bem-treinada

Motoristas capacitados executam suas funções de forma segura e eficiente. Isso significa que uma equipe que passa por treinamentos periódicos pode seguir os critérios de entrega de maneira exemplar, garantindo rapidez e qualidade na prestação de serviço.

Sem contar que a oferta de cursos demonstra a sensação de que sua empresa se importa com cada um. Resultado: você poderá se valer de um time motivado e comprometido com o sucesso da transportadora.

4. Utilize indicadores de desempenho

Além de saber como calcular prazos, todo processo operacional deve ser acompanhado e avaliado para comprovar sua eficiência. Nesse caso, levantar indicadores de desempenho permite administrar e qualificar a atuação das entregas.

Esses números permitem saber quais práticas não estão cumprindo as metas estabelecidas e ajudam na definição das ações necessárias para a normalização.

A prestação do serviço de transporte de carga pode ser otimizada com o acompanhamento dos seguintes indicadores relevantes:

• On Time Delivery (OTD): percentual de pedidos entregues dentro do prazo;
• On Time, In Full (OTIF): total de pedidos entregues corretamente e dentro do prazo informado;
• On Time Processing (OTP): tempo de processamento do pedido, ou seja, o período gasto entre a disponibilização para separação e a expedição do produto. É preciso ser medido diariamente.

5. Monitore a carga

A frota precisa ser monitorada em tempo real por meio de ferramentas tecnológicas como rastreadores por GPS, satélite ou radiofrequência. É importante acompanhar todo o processo, inclusive a distância percorrida. O objetivo é verificar qualquer atraso ou parada.

Outra opção é o software de gestão de transporte (TMS), que simplifica o gerenciamento das operações de entrega por meio de critérios predefinidos, como:

• acompanhamento sobre cada motorista da frota;
• controle das rotas;
• definição do arranjo da carga no caminhão;
• planejamento dos profissionais responsáveis pelo carregamento.

6. Pratique a gestão de estoque

Os processos do seu negócio passam por uma atuação cíclica. As entregas só podem ser concretizadas se tiverem mercadorias disponíveis nos fornecedores. Logo, o prazo depende justamente dos produtos armazenados na empresa parceira. Por isso, incentive-a a manter o volume de itens sempre atualizado.

Além disso, sua transportadora também precisa deixar sempre componentes e peças à disposição para serem substituídos em caso de necessidade, como bateria, fluidos em geral, pneus, lonas, travas de baús, lacres de segurança, entre outros.

7. Combine entregas agendadas

Para não correr o risco de tentar entregar diversas vezes em um mesmo destino porque o cliente está quase sempre ausente, monte um programa de entregas agendadas. Nesse caso, a data e o horário são definidos com os destinatários.

O agendamento ajuda a cumprir o prazo de entrega e favorece todas as partes envolvidas no processo, além de permitir à sua transportadora se organizar com mais precisão para executar o trabalho. Essa conduta facilita muito a prestação de serviço e pode gerar fidelizações e indicações.

8. Gerencie os riscos da operação

Nem sempre atrasos são provocados por desorganização ou má-fé. Em geral, imprevistos fazem com que as entregas sejam efetuadas em um período posterior ao combinado. E mesmo que não seja possível prever o futuro, é importante montar um mapa de riscos para agir diante de incertezas capazes de comprometer a operação.

Por meio do mapeamento dos riscos operacionais mais comuns, é possível amenizá-los. Definir limites de velocidade para os caminhões da frota pode diminuir a ocorrência de acidentes que provocam atrasos, por exemplo. Além disso, vale contratar seguro para frotas a fim de evitar prejuízos nos casos que necessitem de manutenções corretivas de custos elevados. Com isso, você garante a proteção do seu patrimônio.

A Rodobens Corretora de Seguros pode, inclusive, ser sua aliada na missão de economizar e cumprir o prazo de entrega firmado com a clientela. Nós oferecemos apólices ideais para empresas que desejam proteger seus veículos da melhor forma possível.

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