Frota de caminhões: passo a passo para montar a sua frota com sucesso

Montar uma frota de caminhões envolve planejamento, conhecimento sobre o seu negócio e uma análise aprofundada das oportunidades de mercado. É comum que os gestores tenham dúvidas a respeito do assunto, principalmente em razão dos custos e investimento atrelados a essa operação.

Está pronto para aprofundar o seu conhecimento sobre montagem e gerenciamento de frota de caminhões? Continue a leitura e confira!

Descubra por onde começar a montar sua frota

Uma frota de veículos é representada por um conjunto de veículos (carros, vans, caminhões ou ônibus) que pertencem a uma empresa e são usados para fins comerciais.

Montar uma frota de veículos é um grande desafio, até em aquisições menores, de 2 ou 3 veículos, já que demanda alto investimento e conhecimento sobre as necessidades e custos atrelados à manutenção.

Para começar a montar a sua frota é necessário partir do desenvolvimento de uma política de frotas, a seguir, explicamos como isso pode ser feito. Confira!

Desenvolva uma política

O primeiro passo da jornada do gestor é desenvolver uma política de frotas para a empresa — caso ela ainda não exista, claro. Trata-se de um documento que define como a frota será usada dentro da instituição. O acordo evita futuros problemas, como a indisponibilidade de veículos, além de melhorar a gestão e aumentar a segurança. A política de frotas deve incluir pontos como:

• Disponibilidade de cada carro, definindo quando, como e para quem os veículos estarão disponíveis, bem como se existe um uso específico para cada caminhão;
• Manutenções necessárias, estabelecendo de quanto em quanto tempo os veículos devem passar por revisões e manutenções e quem será o responsável por elas;
• Consumo de combustível, indicando como funcionarão os abastecimentos, se a empresa pagará diretamente por eles ou reembolsará os funcionários e quaisquer outras práticas que devem ser seguidas ao abastecer e controlar o consumo;
• Conduta e responsabilidades dos condutores, fixando as normas de conduta que cada condutor deve seguir, os procedimentos a serem respeitados, além dos direitos e deveres dos motoristas que usam a frota no dia a dia.

Com a política pronta e antes de pensar em adquirir os veículos, é recomendado organizar treinamentos específicos voltados para a formação dos motoristas.

Treine os motoristas

Nesta etapa, é necessário certificar-se que a empresa tem motoristas devidamente habilitados e qualificados para conduzir os veículos que trabalharão na frota. Afinal, de nada adianta acertar na compra da frota se os condutores não estão prontos para usá-la! Por isso, comece a pensar em treinamentos, capacitações e cursos de reciclagem com essa finalidade.

Planeje a compra dos veículos

Com as normas definidas e os condutores preparados para trabalhar, chega o momento de planejar a compra dos veículos. Essa é considerada uma das etapas mais importantes de toda montagem da frota, por isso, dê uma atenção especial ao momento. Confira as nossas dicas!

Defina o tamanho da frota

Antes de começar a pensar em comprar um caminhão ou carreta, avalie as necessidades da empresa para entender quantos veículos a frota deve incluir. Com defasagens (menos veículos que a demanda), o negócio pode deixar de lucrar. Já o excesso de veículos pode trazer custos desnecessários.

Para não errar, você deve consultar as planilhas da empresa, avaliar os números e estimar o uso da frota com exatidão. Também é válido fazer simulações de resultados, calculando quais serão as receitas e os custos gerados por um determinado número de carros.

Avalie os modelos de veículos

Comprar caminhão de carga é uma tarefa que exige escolhas cuidadosas, já que tudo varia de acordo com as necessidades da empresa, a realidade da operação, os clientes atendidos e demandas. É com base no que a empresa precisa, portanto, que um modelo é considerado melhor que outro.

Pensando nisso, reserve um período para se aprofundar nas pesquisas sobre diferentes caminhões, listando suas vantagens e desvantagens conforme o contexto da sua empresa. Aqui, vale dar atenção a uma dica de ouro: não olhe apenas para os preços e configurações, procure entender o custo-benefício de cada veículo e o quanto ele pode ser útil (ou não) nas suas operações.

Conheça as formas de aquisição

Se montar uma frota com automóveis leves já é custoso, comprar caminhões exige um investimento muito maior. É fundamental, assim, pesquisar sobre as diferentes formas disponíveis de pagamento desse valor.

Nesse cenário, uma alternativa bastante adotada pelas empresas é o consórcio, que apresenta parcelas acessíveis e viabiliza a posse dos veículos em um tempo razoável. Além disso, é válido lembrar que existem vários tipos de consórcio. No caso das frotas empresariais, é possível encontrar consórcios para veículos novos, seminovos, caminhões, tratores e até aeronaves!

Faça um orçamento de seguro

Para ter clareza com relação aos custos é recomendado fazer orçamentos com diferentes empresas. Você observará que, em alguns casos, a mesma empresa pode oferecer tanto o consórcio para pagar pela frota como o seguro para proteger o investimento realizado. Quando se trata do seguro, esse é um assunto que não pode ser negligenciado. Desta forma, é recomendado que você inclua o valor no cálculo de custos, desde o início, uma vez que o negócio não pode correr o risco de rodar com veículos sem proteção.

Prepare-se para as manutenções necessárias

Depois da aquisição dos veículos da frota, se inicia uma segunda fase tão importante quanto a primeira. Ela envolve os cuidados necessários para manter os veículos em funcionamento, atendendo às necessidades operacionais, sem risco de paradas causadas por falhas mecânicas.

Quando se fala em manutenção, o primeiro pensamento costuma trazer à mente os reparos necessários em caso de falhas no motor ou até mesmo acidentes, certo? Mas a verdade é que a manutenção pode ser tanto corretiva quanto preventiva. A seguir, explicaremos as diferenças entre elas!

Manutenção preventiva

A manutenção preventiva é aquela que acontece no próprio dia a dia da empresa como também periodicamente, em uma concessionária ou oficina mecânica. O objetivo desse tipo de acompanhamento é assegurar de que tudo está funcionando corretamente, para evitar riscos desnecessários e uma série de problemas futuros.

Além disso, a manutenção preventiva inclui trocas de óleo e de certas peças quando o veículo atinge determinada quilometragem ou ao se identificar avarias e comprometimentos. Tudo isso contribui para a segurança e melhor desempenho da frota, reduzindo o risco de paradas por problemas mecânicos e até favorecendo a otimização nos gastos com combustível.

Manutenção corretiva

A manutenção corretiva, por sua vez, é aquela que acontece nos momentos em que o caminhão ou o veículo em questão já apresenta um problema a ser resolvido. Nessas horas, é importantíssimo contar com fornecedores de confiança para realizar consertos rapidamente, evitando a indisponibilidade da frota por longos períodos.

É recomendado que o gestor de frotas já tenha um plano de ação pré-definido, estabelecendo quais serão as medidas adotadas quando um dos seus veículos sofrer uma parada repentina e ficar indisponível.

Saiba o que é preciso para gerir sua frota

O controle das manutenções é uma das etapas de gestão de frota. Porém, não é a única! Os gestores precisam pensar em questões que vão desde o controle de disponibilidade da frota até o controle de custos e monitoramento de prazos de entregas. A seguir, apresentamos uma série de dicas que podem ser implementadas no dia a dia do seu negócio!

Gerencie a disponibilidade da frota

Não tem mistério: quanto maior for a disponibilidade da frota, melhores serão os resultados do trabalho — incluindo a administração do orçamento. Porém, para que essa gestão seja adequada, é fundamental monitorar todas as variáveis, desde prazos a custos por viagem. Ao ter todos esses números em mãos, fica mais fácil direcionar a quantidade ideal de carros para cada rota.

O que você tem que entender é que uma boa gestão da disponibilidade de frota evita problemas nos serviços ou nas entregas de mercadorias, além de economizar nas despesas e facilitar o dia a dia de todos os condutores envolvidos.

Monitore os veículos por localização

Você sabia que um dos maiores desafios encarados por empresas de logística diz respeito à localização de seus veículos? Quando esse monitoramento é deixado de lado, a organização pode sofrer com desvios e atrasos, incidentes que acontecem, muitas vezes, pela falta de condições das estradas, pela falta de segurança ou até mesmo por descuido do motorista, que pode acabar pegando a rota errada.

Para minimizar esses riscos a empresa também deve considerar o uso da tecnologia. Existem vários softwares de rastreamento via satélite que podem auxiliar nesse sentido. Ao usar esses recursos, a empresa pode monitorar os veículos em tempo real, sabendo exatamente onde o motorista se encontra e verificando se tudo está dentro da normalidade.

Controle os custos por viagem

Para que tudo fique mais organizado, você pode dividir as despesas entre fixas e variáveis. Os gastos fixos são aqueles sempre presentes, como as já citadas despesas com diesel e os desgastes. Já os gastos variáveis são os que não necessariamente acontecem em todas as viagens, como alimentação, hospedagem e eventuais consertos. Ao fazer esse controle, a empresa pode estimar de antemão o custo médio com cada deslocamento, além de contar com informações estratégicas para tomar decisões sobre a frota. Lembrando que esse é um procedimento que deve ser mantido ininterruptamente ao longo dos anos. Afinal, como os veículos fazem rotas diferentes, cada viagem também possui custos diferenciados.

Gerencie os gastos com manutenção

Já falamos um pouco sobre isso no tópico anterior, mas vale ressaltar: a manutenção deve entrar no gerenciamento do dia a dia. Obviamente, trata-se de um processo que ajuda a garantir o bom desempenho dos veículos. Mas atenção: não basta fazer os reparos e deixar as revisões em dia. É preciso registrar e calcular todos os custos, permitindo assim que a instituição saiba exatamente quanto gasta para manter sua frota.

Automatize o monitoramento de prazos

Hoje já é possível levar o desempenho da frota a outro nível, automatizando o processo de monitoramento de prazos.

Esse trabalho também é realizado por meio de um sistema que analisa a situação de cada entrega e, automaticamente, calcula se o deslocamento está dentro do tempo ideal. Um dos pontos mais interessantes nesse sentido é que a plataforma envia alertas sobre a situação de cada deslocamento, informando aos responsáveis caso surja algum imprevisto.

Com isso, a empresa consegue manter a qualidade dos serviços, cumprimento dos prazos e uma imagem positiva perante os clientes. Assim, sempre que algo fora do comum acontecer, a organização terá em mãos os recursos necessários para reverter a situação e fazer o melhor trabalho possível.

Entenda quando fazer a renovação da frota

Quando se trata de renovação de frota, o maior desafio é identificar o momento certo para substituir um veículo. Acompanhe agora mesmo as nossas dicas para compreender quais pontos devem ser avaliados ao decidir se um caminhão precisa ser substituído!

Desgaste

O desgaste é o quesito mais básico de avaliação no que se refere à renovação da frota. Por exemplo, quando a manutenção se torna frequente, ele pode gerar custos excessivos para os administradores. Assim, no longo prazo, pode ser mais interessante trocar o veículo por um novo.

Sustentabilidade

Atualmente, diversas organizações têm programas de sustentabilidade, como iniciativas de neutralização de emissão de carbono. Tais projetos servem inclusive para aumentar o valor de mercado da empresa, uma vez que clientes e parceiros têm dado cada vez mais importância ao cuidado com o meio ambiente e com a saúde das pessoas.

Sob esse ponto de vista, pode ser válido substituir veículos antigos, que tendem a gerar mais poluição, por caminhões e ônibus mais novos, que já vêm adaptados para as demandas de sustentabilidade e adaptação às políticas ESG — emitindo menos CO2, por exemplo. Hoje, o aproveitamento energético é maior, consumindo-se menos combustível e, consequentemente, propagando menos gases nocivos.

Tecnologia

Em muitos casos, os caminhões mais novos gastam menos combustível e têm mais autonomia, o que diminui o número de paradas para reabastecimento ao longo do mês, impactando de forma direta nas entregas e, indiretamente, no caixa da organização. Este é, sem dúvida, um aspecto interessante a ser considerado no seu planejamento de renovação de frotas.

Valor

O melhor momento para trocar um veículo é quando ele ainda apresenta um valor de mercado razoável. Se você espera demais para fazer a substituição, pode perder a vantagem de ter um carro para dar na troca — ou, na melhor das hipóteses, terá que vendê-lo por um preço bem baixo.

Por outro lado, quando a frota é renovada dentro de períodos menos espaçados, você consegue um valor melhor de revenda para os veículos atuais. Dessa forma, fica bem mais fácil arcar com os custos das novas aquisições!

Qualidade

O padrão de qualidade mantido na frota depende muito do objetivo que a empresa tem em relação ao uso de seus veículos. Se o negócio os utiliza para atividades secundárias, que não fazem parte do seu core business (ramo de atuação principal), não há problema algum em ter alguns carros mais antigos, por exemplo.

Por outro lado, se os caminhões ou ônibus são utilizados por uma transportadora, ou empresa de turismo, por exemplo, tornam-se os seus principais instrumentos de trabalho. Nesses casos, a manutenção da qualidade é prioritária para a satisfação dos clientes e para o sucesso do negócio. Cabe à empresa, portanto, avaliar sua real necessidade de uso da frota, atentando-se para não prejudicar sua imagem e seus serviços.

Conheça o consórcio para veículos pesados da Rodobens

O consórcio de caminhões é uma modalidade a ser considerada no planejamento de compra de veículos, tanto em processos de estruturação quanto em ações de renovação de frota. Mas você sabe como funciona o consórcio?

Por meio de um mecanismo de compra coletiva, os interessados conseguem acessar produtos com flexibilidade e economia, otimizando o planejamento financeiro. No consórcio, a compra é realizada em parceria com uma administradora, que forma um grupo de pessoas interessadas na aquisição do mesmo tipo de veículo. É interessante entender como funciona todo o processo de aquisição de caminhão via consórcio já que essa é uma alternativa a ser considerada na montagem de frotas. Por meio dela, a empresa não precisa desembolsar um valor expressivo logo no início, além disso, a possibilidade de contemplação aumenta a chance de adquirir o caminhão antecipadamente.

A Rodobens oferece diferentes modalidades de consórcios para empresas, inclusive, produtos específicos como os consórcios de caminhões para quem está montando uma frota. Por meio da análise das suas necessidades e apresentação das opções mais vantajosas, você terá acesso a diferentes tipos de veículos, desde os mais leves até os caminhões extra pesados.

Para garantir escolhas economicamente viáveis e decisões que otimizem os custos de investimento, vale a pena considerar modalidades de compra planejada como o consórcio. Pesquise, busque referências, converse com outros profissionais e solicite informações para empresas que atuam com consórcios e outras modalidades de venda de caminhões.

Gostou de conhecer mais sobre frota de caminhões? Então aproveite para começar a pesquisar sobre aquisição de veículos. Confira mais sobre financiamento de caminhões e vans para empresas!